Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.

   3 formes de dédommagement de ces frais sont possibles :

1) Remboursement des dépenses réelles ou la prise en charge directe par l’employeur sur justificatifs.

2) Versement d’allocations forfaitaires présumées utilisées conformémement à leur objet à concurrence des limites d’exonération fixées par l’arrêté du 20.12.2002 (revalorisation au 1^er janvier de chaque année civile).

3) Abattement spécifique pour les professions prévues à l’article 5 de l’annexe IV du Code général des impôts. Voir n° 114.122.

● Indemnisation sous la forme des dépenses réellement engagées

   5 cas sont prévus :

– les frais engagés par le salaire en situation de télé-travail,

– les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour outils NTIC,

– les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement,

– les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères et ne bénéficiant pas du régime de détachement ou d’une convention bilatérale Sécurité sociale,

– les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les DOM et inversement.

● Indemnisation sur la base d’allocations forfaitaires

   Les indemnisations sont inférieures ou égales aux montants fixés. Elles sont réputées avoir été utilisées conformément à leur objet (exclusion de l’assiette/cotisations).

   Elles sont supérieures aux limites d’exonération ; 2 situations sont possibles :

– l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette des cotisations dès le premier euro, puisqu’elle constitue un complément de rémunération,

– les circonstances de fait sont établies, la fraction supérieure est exclue de l’assiette des cotisations dans la mesure où l’employeur prouve qu’elle a été utilisée conformément à son objet (sur justificatifs), à défaut, elle est réintégrée dans l’assiette,

– indemnités liées à des circonstances de fait entraînant des dépenses supplémentaires de nourriture (art. 3, arrêté 20.12.2002).

1. L'administration admet la non-réintégration dans l'assiette des cotisations de la valeur de l'avantage en nature chaque fois, et quelles que soient ses modalités,que la prise en charge par l'employeur n'excède pas les plafonds fixés annuellement par référence au minimum garanti.

   ● Frais de repas

   Hypothèse de déplacement professionnel : 15,80 € par repas.

   ● Indemnité de restauration sur le lieu de travail : 5,30 €

   (travail en équipe, poste : travail continu, travail en horaire décalé, travail de nuit)

   Le salarié est contraint de prendre une restauration chaque fois que le temps de pause, réservé en repas, se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés.

   ● Indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l’entreprise : 7,80 €.

   Salariés occupés notamment sur des chantiers, des entrepôts, des ateliers extérieurs ou en déplacement sur un autre site de l’entreprise et ne pouvant rentrer chez eux pour le repas du midi du fait des contraintes d’horaires par opposition aux salariés qui se trouvent en situation de déplacement et contraints d’aller au restaurant.

   Les indemnités de casse-croûte versées en application d’une convention collective nationale sont assimilées à des indemnités de restauration hors des locaux de l’entreprise.

   Les indemnités de repas, de restauration sur le lieu de travail et hors des locaux de l’entreprise ne sont pas cumulables.

   ● Indemnité forfaitaire kilométrique (article 4 - arrêté 20-12-2002)

   Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur peut déduire l’indemnité forfaitaire kilométrique selon les barèmes fiscaux.

   Cela vise le cas des salariés en déplacements professionnels et celui des salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail (difficultés horaires, inexistence de transport en commun).

   ● Indemnité de grand déplacement

   Un salarié est empêché de regagner sa résidence lorsque les 2 conditions suivantes sont remplies :

– distance domicile/lieu de déplacement ≥ 50 km (trajet aller),

– transports en commun ne permettent pas de parcourir la distance dans un temps inférieur à 1 h 30.

   Déduction possible. Indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas : 15,80 €.

   Pour celles destinées à compenser les dépenses supplémentaires de logement et du petit-déjeuner :

– 56,80 €/jour par salarié (Paris - 92 - 93 - 94),

– 42 €/jour par salarié (autres départements).

   Le salarié est en mission à l’étranger : application du barème indemnités missions allouées aux personnels civils et militaires.

– Si déplacement supérieur à 3 mois jusqu’à 24 mois, abattement de 15 % sur montant des indemnités à compter du 1er jour du 4^e mois.

– Si supérieure à 24 mois, montant des indemnités est minoré de 30 % à compter du 1^er jour du 25^e mois dans la limite de 4 ans.

   Par courrier (26-02-2003), la direction de la Sécurité sociale confirme :

   ● L’indemnité de casse-croûte pour prise de service matinal est exonérée de cotisations Sécurité sociale à hauteur de l’exonération retenue pour les indemnités de restauration hors des locaux de l’entreprise.

   ● Il peut y avoir cumul d’exonération desdites cotisations au titre du versement d’une indemnité de casse-croûte pour prise de service matinal et d’une indemnité de repas, puisque ces deux repas ne sont pas pris simultanément.