Art. L. 1221-13, D. 1221-23 à D. 1221-27 C. trav.

   Au niveau de chacun des établissements de l’entreprise, les salariés doivent être inscrits, dans leur ordre d’embauchage, et dès leur embauchage, sur un registre unique du personnel qui mentionne leurs nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’établissement (voir UZ : Registres à tenir à la disposition de l’inspection du travail).

   Il est précisé, à titre de mention complémentaire, la situation particulière du salarié (étranger, jeune travailleur...) ou la nature du contrat qui le lie à l’entreprise (contrat d’apprentissage, de qualification ou d’adaptation, contrat à durée déterminée, à temps partiel...).

   Ce registre doit être tenu à la disposition de l’inspection du travail et des agents chargés de veiller à l’application du code de sécurité sociale ; son défaut de présentation ou sa mauvaise tenue donne lieu à sanctions pénales (voir UK - Tableau des sanctions pénales).

   Il est également tenu à la disposition des délégués du personnel.

   Ce registre peut être remplacé par d’autres supports, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues ; les employeurs doivent toutefois consulter les délégués du personnel préalablement à la mise en place du support de substitution.

Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement.